Kamunun Finans Haberleri Merkezi
Kamunun Finans Haberleri Merkezi
admin
İHALE KOMİSYONUNUN İLK OTURUMUNDA
BELGE İÇERİĞİNİ İNCELEMEMESİ USULSÜZ MÜDÜR?
I-GİRİŞ
İhale işlemleriyle ilgili en çok şikayet konusu olan konulardan biri de, isteklilerin komisyona sunduğu belgelerin içerik olarak aranan şartları sağladığı, fakat sonradan usülsüzluk tespit edilerek değerlendirme dışı bırakıldığı iddiasıdır.
Tabiki böyle durumun söz konusu olması, ihaleye katılan firma sahiplerinde zaman zaman infiale yol açmakta ve firma sahipleri soluğu, kamu ihale kurumunda almaktadırlar.
Fakat; bu şekilde yapılan bir değerlendirme tamamen mevzuatın yeteri kadar bilinmemesinden kaynaklanmaktadır.
Bu çalışmada ihale komisyonuna sunulan belgelerle ilgili ihale komisyonunca belge içeriklerinin değerlendirilmesine ilişkin izlenemesi gereken süreç hakkında bilgi verilecektir.
II-YASAL VE İDARİ DÜZENLEMELER
4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Tekliflerin alınması ve açılması” başlıklı 36’ncı maddesinin ikinci fıkrasında“İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Belgeleri eksik veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmayan istekliler tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanak ihale komisyonunca imzalanır. Bu aşamada; hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır.”hükmü yer almakta,denilmiş,
Aynı Kanun’un “Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 37’nci maddesinin ikinci fıkrasında ise “Tekliflerin değerlendirilmesinde, öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı 36 ncı maddeye göre ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verilir. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” Denilmiştir.
Kamu İhale Genel Tebliğinin konuyla iligli 16.2’inci Maddesinde;
“16.2. Kanunun 36 ncı maddesine göre ihale komisyonunca ilk oturumda yapılacak iş ve işlemler
16.2.1. Başvuru ya da teklif zarfının Kanunun 30 uncu maddesinin birinci fıkrasına uygun olmadığının anlaşılması halinde, söz konusu zarfın ön ve arka yüzünün fotokopisi çekildikten sonra başvuru veya teklif zarfı açılmaksızın iade edilecektir. Başvuru veya teklif zarfının fotokopisi ise idare tarafından ihale işlem dosyasında muhafaza edilecektir.
16.2.2. İhale Uygulama Yönetmeliklerinin ekinde yer alan tip şartnamelerde başvuru veya teklif zarfı içinde sunulacak belgeler arasında aday veya isteklilerin ön yeterlik veya ihale dokümanını satın aldıklarına ilişkin belge bulunmamaktadır. Bu nedenle, idarelerce söz konusu belgenin başvuru veya teklif kapsamında sunulması istenmeyecektir. Ancak, ihale komisyonu tarafından başvuru veya teklif zarflarının 4734 sayılı Kanunun 30 uncu maddesinin birinci fıkrasına uygun olup olmadığı incelenecek ve yapılan bu inceleme sonucunda başvuru veya teklif zarfı açılan aday veya isteklilerin doküman satın alıp almadıkları, idare tarafından düzenlenen ve bir nüshası idarede bulunan Ön yeterlik/ihale dokümanının satın alındığına ilişkin formlardan kontrol edilerek doküman satın almadığı halde başvuruda bulunduğu veya teklif verdiği anlaşılanların başvuru veya teklifleri 4734 sayılı Kanunun 28 inci maddesindeki “… İhale ve ön yeterlik dokümanı idarede bedelsiz görülebilir. Ancak, ön yeterlik veya ihaleye katılmak isteyen isteklilerin bu dokümanı satın almaları zorunludur.” hükmü çerçevesinde anılan Kanunun 37 inci maddesi uyarınca değerlendirme dışı bırakılacaktır.
16.2.3 4734 sayılı Kanunun 36 ncı maddesi uyarınca aday veya isteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığına ilişkin kontrolün her bir belge için ayrı ayrı yapılması gerekmektedir. Kuruma ulaşan görüş taleplerinden ve itirazen şikayet başvurularından, bazı idarelerin bu tutanağı her bir belgenin durumunu belirtecek şekilde düzenlemedikleri, gruplandırılmış şekilde düzenlenmiş tutanak üzerinden yapılan değerlendirmelerde idareler ile adaylar veya istekliler arasında ihtilaflar ortaya çıktığı görülmüştür. Uyuşmazlıklara meydan vermemek amacıyla, İhale Uygulama Yönetmeliklerinin “Başvuruların ve tekliflerin alınması, açılması ve belgelerdeki bilgi eksikliklerinin tamamlatılmasına” ilişkin maddelerinde yer alan düzenlemeler çerçevesinde işlem yapılması gerekmektedir.
16.2.4. 4734 sayılı Kanunun 36 ncı maddesinin ikinci fıkrası ile İhale Uygulama Yönetmeliklerinin “Yaklaşık maliyete ilişkin ilkeler” başlıklı maddesi uyarınca, ihale komisyonu tarafından yaklaşık maliyetin, teklif fiyatları ile birlikte, pazarlık usulü ile yapılan ihalede ise son yazılı fiyat teklifleri ile birlikte açıklanması gerekmektedir. Bu çerçevede, ihale komisyonu tarafından 4734 sayılı Kanunun 36 ncı maddesinin birinci fıkrası uyarınca teklif zarflarının incelenmesinin ardından, teklif zarfları açılmadan önce yaklaşık maliyet açıklanacaktır. Ancak, isteklilerce sunulan teklif zarflarının hiçbirinin Kanunun 30 uncu maddesinin birinci fıkrasına uygun olmadığının anlaşılması halinde yaklaşık maliyet açıklanmayacaktır.
16.2.5. İhale Uygulama Yönetmeliklerinde, 4734 sayılı Kanunun 21 inci maddesine göre pazarlık usulüyle yapılan ihalelerde yaklaşık maliyetin son yazılı fiyat teklifleri ile birlikte açıklanacağı hükme bağlanmıştır. Ancak, son yazılı fiyat teklifini sunmayan isteklilerin ilk teklifleri son teklifi olarak kabul edileceğinden, son yazılı tekliflerin verilip verilmediğine, teklif zarfları ve tekliflerin usulüne uygun olup olmadığına bakılmaksızın, son yazılı fiyat tekliflerinin verileceği tarih ve saatte yaklaşık maliyet açıklanacaktır.
16.2.6. Kısmi teklif verilmesine imkan tanınan ihalelerde, ihale komisyonu, yaklaşık maliyetin açıklanacağı aşamada, toplam yaklaşık maliyet tutarı ile her bir kısım için belirlenen yaklaşık maliyet tutarını ayrı ayrı açıklayacaktır.
16.2.7. Kısmi teklif verilmesine izin verilen mal alımı ihalelerinde, ihale komisyonu her bir kısma ilişkin yaklaşık maliyet tutarını okuyarak açıklayabileceği gibi her bir kısmın yaklaşık maliyet tutarının yer aldığı bir çizelgenin fotokopisini dağıtmak suretiyle de yaklaşık maliyet tutarlarını açıklayabilir. Ayrıca bu ihalelerde isteklilerin her bir kısma vermiş olduğu teklif fiyatları okunarak açıklanabileceği gibi isteklilerin “Birim Fiyat Teklif Cetvellerinin” fotokopilerinin dağıtılması yoluyla da teklif fiyatlar açıklanabilir. İhale komisyonu her bir kısma ilişkin yaklaşık maliyet tutarını veya isteklilerin her bir kısma ilişkin teklif fiyatlarını, bunlardan birini okumak diğerini ise ilgili belgenin fotokopisini dağıtmak suretiyle de açıklayabilir. Her bir kısmın yaklaşık maliyet tutarının gösterildiği çizelge ile isteklilerin birim fiyat teklif cetvelinin fotokopilerinin ihale komisyonu başkan ve üyelerinden en az biri tarafından imzalanması gerekmektedir. İhale komisyonu tarafından her kısma ilişkin yaklaşık maliyet tutarı ve/veya isteklilerin her bir kısma ilişkin teklif fiyatlarının okunarak açıklanmadığı ihalelerde, yaklaşık maliyet tutarlarının yer aldığı çizelge ile isteklilerin birim fiyat cetvellerinin fotokopileri, talep eden isteklilere ilk oturum kapatılmadan verilir ve bu husus Zarf Açma ve Belge Kontrol Tutanağı ve/veya Teklif Edilen Fiyatlara ve Yaklaşık Maliyetin Açıklanmasına İlişkin Tutanağın Hazır Bulunanlar Önünde Yapılan İlk Oturumda Talep Edenlere Verildiğine İlişkin Tutanakta belirtilir. Ancak ihale komisyonu tarafından toplam yaklaşık maliyet ile isteklilerin toplam teklif tutarlarının okunarak açıklanması zorunludur.” hükmü yer almaktadır.
III- ÖRNEK OLAY (*)
Kamu İhale Kurulunun konuyla ilgili olarak örnek kararı konunun daha iyi anlaşılması bakımından aşağıda gösterilmiştir.
“İncelenen ihalede, başvuru sahibi V.M.S.G.& Co Kg’nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılma gerekçelerinden biri olarak, ihalede sunulan vekâletnamede teklif vermeye yetkili kişi olarak gösterilen C.G.’a ait imza beyannamesinin teklif dosyasında yer almamasının gösterildiği tespit edilmiştir.
V.M.S.G.K.’nin idarece gönderilen teklif dosyası incelendiğinde, söz konusu isteklinin, C.G., D. G. ve A.A.E. adlı şahısları “gerçek ve yasal temsilcileri olarak her birini birbirlerinden bağımsız şekilde müteselsilen hareket etmeleri için” atadığını ve bu kişilerin “her türlü belgenin imza, ifa, iktisap, teslim alma ve/veya arz edilmesi” ile başvuruya konu ihaleye ilişkin olarak “gerekli tüm belgelerin imzalanması, hazırlanması ve uygulanması ve devlet kurumları nezdinde her türlü işlemin yapılması” hususlarında 19.07.2013 tarihine kadar yetkilendirildiklerini belirten özel vekâletnamenin sunulduğu tespit edilmiştir.
Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 38’inci maddesinin ikinci fıkrasında “Vekaleten ihaleye katılma halinde; vekil adına düzenlenmiş, ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesinin sunulması zorunludur.” hükmüne yer verilmiş ve İdari Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı yedinci maddesinin birinci fıkrasının (e) bendinde de bu hüküm doğrultusunda söz konusu belgelerin sunulması istenilmektedir.
Başvuru sahibi V.M.S.G.C.K.’nin teklif mektubunun ise yukarıda sözü edilen özel vekâletnamede belirtilen şahıslardan C.G. tarafından imzalandığı görülmüş, ancak bahse konu isteklinin idarece gönderilen teklif dosyasında teklif mektubunu imzalayan C.G.’ın değil, A.A.E.’ye (özel vekâletname ile yetkilendirilen başka bir şahıs) ait imza beyannamesininyer aldığı anlaşılmıştır.
Bu kapsamda, başvuru sahibi tarafından, vekâleten ihaleye katılan C.G.e ait imza beyannamesinin teklif dosyasında sunulmamış olduğu anlaşıldığından, idarece başvuru sahibine ilişkin olarak tesis edilen işlemin yerinde olduğu sonucuna varılmıştır.
Öte yandan, söz konusu belgenin eksik olduğu idarece tespit edilmekle birlikte, ihale komisyonu tarafından 09.11.2012 tarihinde düzenlenmiş teklif zarfı açma ve belge kontrol tutanağı incelendiğinde, başvuru sahibi V.M.S.G.C.K. için açılmış olan satırda, “teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri” adlı belge-2 sütununda ve “vekaleten ihaleye katılma halinde, vekil adına düzenlenmiş ihaleye katılmaya ilişkin noter onaylı vekaletname ile vekilin noter tasdikli imza beyannamesi” adlı belge-5 sütununda “var” yazıldığı görülmektedir. Dolayısıyla ihale komisyonu tarafından ilk oturumda başvuru sahibinin belgelerine ilişkin herhangi bir eksiklik tespit edilmediği anlaşılmaktadır.
Aktarılan Kanun hükümlerinden ihale komisyonu tarafından ilk oturumda yalnızca ihaleye katılımda sunulan belgelerin nicelik olarak eksik olup olmadığının kontrol edileceği, sadece teklif mektubu ve geçici teminatlar açısından var/yok değerlendirmesinin ötesine geçilerek usule uygun olup olmadıklarının kontrol edileceği, sunulan belgelere ilişkin ayrıntılı değerlendirmelerin daha sonraki oturumlarda yapılacağı anlaşılmaktadır.
Bu itibarla, ilk oturumda ihale komisyonu tarafından, başvuru sahibinin teklif mektubundaki imza ile teklif dosyasında yer alan imza beyannamesindeki şahıs ve imzanın karşılaştırılması yoluyla ayrıntılı değerlendirme yapılmaması, bunun sonucunda başvuru sahibi tarafından teklif dosyasında, doğru kişiye ait olmasa da, sunulmuş olan bir imza beyannamesi dikkate alınarak, ilk oturumda söz konusu teklif dosyasında imza beyannamesinin var olduğuna dair tutanak tutulması ve başvuru sahibinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasına neden olan bu eksikliğin tekliflerin ayrıntılı şekilde değerlendirildiği daha sonraki oturumlarda tespit edilmesinde mevzuata aykırılık bulunmadığı sonucuna ulaşılmıştır.”
IV-SONUÇ
İhale mevzuatına göre, ilk oturumda, sunulan belgelerin, istenilen belgeler olup olmadığı karşılaştırılır ve bu belgelerin bir liste halinde çek edilmek suretiyle kontrolü yapılır.
Sonraki oturumda ise sunulan belegelerin içeriğinin kontrüne geçelir.
İlk oturumda belgenin varlığı kabul edilir fakat doğruluğu üzerinde durulmaz. Bu çerçevede sonraki oturumda belgenin usule uygun olarak düzenlendiğinin tespit edilmesi doğru olan işlemdir.
(*) Kamu İhale Kurulunun 24.01.2013 tarih ve 2013/UH.III-496 sayılı kararı.
Sitede yer alan makalelerin tüm hakları kamufinans.com sitesine aittir.Sitede yer alan makalelerin kullanımı yasaktır. Makalelerin kullanım bedeli kamufinans.com site yönetimice bildirilecek hesaba yatırılması halinde kullanılabilir.
Kaynak: Ömer Köse
Maliye Bakanlığı
Muhasebat Başkontrolörü
adminDernek ve Vakıflara Ait İktisadî İşletmelerin KDV Açısından Hangi Vergi Dairesine BağlıOlacağı :Dernek veya vakıf iktisadi işletmelerinin KDV bakımından hangi vergi dairesine bağlı olmalarıgerektiği konusun açıklayan 6.8.2002 tarih ve…
adminGеlir vеrgisi Kanunu’na görе ücrеt gеlirlеri “gеrçеk ücrеtlеr” vе “diğеr ücrеtlеr” olarak iki şеkildе vеrgilеndiriliyor. Diğеr ücrеtlеr, “götürü ücrеt” olarak da adlandırılıyor. Gеrçеk usuldе еldе еdilеn ücrеt gеlirlеri, işvеrеn tarafından…
