İdare, önemli teklif bileşenleri belirtilmeksizin gönderdiği aşırı düşük teklif açıklama isteme yazılarını önemli bileşenleri belirleyerek tekrar gönderebilir mi?

İhaleyi Yapan Daire: 

Başvuru Tarih ve Sayısı: 

Başvuruya Konu İhale: 

Kurumca Yapılan İnceleme ve Değerlendirme: 

Karar: 

Başkan: Mahmut GÜRSES

Üyeler: II. Başkan Kazım ÖZKAN, Ahmet ÖZBAKIR, Mehmet Zeki ADLI, Hasan KOCAGÖZ, Hamdi GÜLEÇ, Mehmet AKSOY

BAŞVURU SAHİBİ:

S… İ… Turizm Taşımacılık Akaryakıt Gıda İnş. Taah. İth. İmalat Tic. ve San. Ltd. Şti.,

Atatürk Cad. Millet İşhanı No:1/6 SİVAS

İHALEYİ YAPAN İDARE:

S… İl Özel İdaresi,

Akdeğirmen Mahallesi Mehmet Akif Ersoy Caddesi 58040 SİVAS

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2014/139556İhale Kayıt Numaralı “Personel Servisi Kiralama 5 Adet En Az 27+1 Kişi,5 Adet En Az 15+1 Kişi Kapasiteli Toplam 10 Adet Araç Kiralama” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

S… İl Özel İdaresi tarafından 25.11.2014 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Personel Servisi Kiralama 5 Adet En Az 27+1 Kişi,5 Adet En Az 15+1 Kişi Kapasiteli Toplam 10 Adet Araç Kiralama” ihalesine ilişkin olarak S… İ… Turizm Taşımacılık Akaryakıt Gıda İnş. Taah. İth. İmalat Tic. ve San. Ltd. Şti.’nin 25.12.2014 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 29.12.2014 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 07.01.2015 tarih ve 682 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 07.01.2015 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2015/70 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, bahse konu ihalenin 1’inci kısım ve 2’nci kısım’da ihale üzerinde bırakılan M… K… adlı isteklinin ve ekonomik açıdan 2’nci teklif sahibi O…B… adlı isteklinin 3’üncü kısım’da ise ihale üzerinde bırakılan C… S… adlı isteklinin, ekonomik açıdan 2’nci teklif sahibi O…B… adlı istekli ve diğer teklif sahibi Ö…B… Tur. Taş. Oto. Tic. ve San. Ltd. Şti.’nin idareye sunmuş oldukları aşırı düşük teklif savunmalarının Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79’uncu maddesine uygun olmadığı, yapmış oldukları açıklamaların yeterli olmadığı, bu itibarla; İdari Şartname’nin 25’inci maddesinde belirtilen teklif fiyatına dahil olan giderlerin ve Teknik Şartnamenin 6’ncı maddesinde belirtilen (Servis araçlarının her türlü tamir bakım revizyon giderlerinin yakıt yağ lastik vb. giderleri ile özlük haklarının yükleniciye ait olduğuna yönelik) hususların ayrı ayrı değerlendirilmediği ve açıklanmadığı; belirtilen isteklilerin araçlarının bir kısmını diğer firmalardan kiralayacakları belli olmakla birlikte bu araçlara ilişkin almış oldukları taahhütname, proforma fatura, kira sözleşmeleri veya fiyat tekliflerinde yukarıda belirtilen giderlerin ayrı ayrı fiyatlandırılmadığı, sadece tüm giderlerin fiyata dahil olduğunun belirtildiği, buna ilişkin ayrıntılı belge sunulmadığı, belge sunulmasının Tebliğin 79’uncu maddesine göre zorunlu olduğu, araç sahiplerinden alınan fiyat teklifi veya proforma faturaların mükellefle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından üzerine gerekli ibarenin yazılarak imzalanması ve iletişim bilgileri de belirtilmek suretiyle kaşelenmesi/mühürlenmesi gerektiği halde bu işleme açıklamalarda yer verilmediği; aşırı düşük sorgulamasına cevap veren tüm isteklilerin ihale dosyasında sunmuş oldukları araçlarının mal edinme tarihi itibariyle 5 yıl süre ile amortisman gideri hesaplaması gerektiğinden bu araçlara ilişkin amortisman giderlerine yer verilmediği;  anılan isteklilerin ihale dosyasında sunmuş oldukları araçlara ilişkin sözleşme aşamasında sunulması gereken ve ilgili Belediyeden alınacak (Teknik Şartnamede belirtilen) Kamu Kurum ve Kuruluşları Personeli Servis Hizmet Yönetmeliği’nde bulunan Ek-1 (Özel Servis Aracı Uygunluk Tespit Belgesi), Ek-1/a (Özel Servis Aracı Uygunluk Belgesi) ve Ek-2 (Personel Servis Aracı Güzergah İzin Belgesi) belgelerinin belli bir ücret karşılığında temin edileceği halde giderlere eklenmediği ve açıklamalarında bu hususlara yer verilmediği; anılan isteklilerin bu işin gerçekleşmesindeki işçilik giderlerini Kamu İhale Kurumu işçilik hesaplama modülü maliyetinden göstermediği, verilen tekliflerin asgari işçilik maliyetini bile zor karşıladığı; anılan isteklilerin açıklamalarında trafik ve koltuk sigorta giderlerini ihale tarihi itibariyle mevcut bulunan 1 adet poliçe ile belgelendirdikleri ve 2014 yılı fiyatı ile açıkladıkları, 2015 yılında sigorta poliçesindeki şartların ve fiyatın aynı olacağına ilişkin sigorta acentelerinin genel müdürlüklerinden teyit ettirilmediği; anılan isteklilerin bu işte kullanacakları araçlara ilişkin lastik giderlerine yer vermediği ve bakım, onarım, yedek parça giderlerinin çalıştırmayı taahhüt ettiği araçların yetkili servislerinden alınmadığı ve dolayısıyla gerçeği yansıtmadığı; anılan isteklilerin ihale konusu işte çalışacak araçların akaryakıt sarfiyatı oranı ile ilgili yetkili servis veya araç üreticisinden alınacak olan belge sunmadıkları, araçlarda kullanılacak akaryakıt ile ilgili akaryakıt fiyatına ilişkin S… ilinde faaliyet gösteren akaryakıt firmalarından fatura, fiyat teklifi veya proforma fatura sunmadıkları ve açıklama yapmadıkları;

Sonuç olarak; yukarıdaki gerekçelerle, 3 kısımdan oluşan ilgili ihalenin 1’inci, 2’nci ve 3’üncü kısımlarına teklif veren ve teklifleri aşırı düşük teklif olarak kabul edilip sorgulamaya tabi tutulan isteklilerden M… K…, O…B…, C… S… ve Ö…B… Tur. Taş. Oto. Tic. ve San. Ltd. Şti.’nin aşırı düşük teklif açıklamalarının mevzuata uygun olmadığı, Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79’uncu maddesine uygun olarak hazırlanmadığı, verdikleri fiyatlarla bu hususları belgeler ile tevsik edemeyecekleri kanaatiyle anılan isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılarak ihalenin firmaları üzerinde bırakılması gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Başvuru sahibinin iddiasına ilişkin idarenin cevabının “İtiraz dilekçeniz incelenmiş olup, aşırı düşük teklif sorgulaması sonucu cevap veren firmaların açıklamaları Kamu İhale Genel Tebliği 79’uncu maddeye göre değerlendirilip uygun görüldüğünden itirazınızın reddine karar verilmiştir.” şeklinde olduğu görülmektedir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 38’inci maddesinde, “Aşırı Düşük Teklifler”e yönelik temel hükümler bulunmaktadır.

Öte yandan, Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.1’inci ve 79.2’nci maddesinde “79.1. Personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde kar hariç yaklaşık maliyet tutarı; personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımı ihalelerinde ise yaklaşık maliyetin 1,30 sayısına bölünmesinden elde edilen tutar sınır değer olarak kabul edilir.

79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir. …” açıklaması,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.3.5’inci maddesinde “79.3.5. Personel çalıştırılmasına dayalı olmayan hizmet alımlarına ilişkin yapılan aşırı düşük teklif açıklamasında, sözleşme giderleri ve genel giderlerin % 4 oranında hesaplanması söz konusu olmayacak, sözleşme giderleri ilgili mevzuatına göre hesaplanmak suretiyle açıklama yapılacaktır.” açıklaması bulunmaktadır.

İhalenin İdari Şartnamesi’nin “Teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı 25’inci maddesinde “25.1. İsteklinin sözleşmenin uygulanması sırasında ilgili mevzuat gereğince ödeyeceği (KDV Hariç) her türlü vergi, resim, harç, ve benzeri giderler ile ulaşım, nakliye ve her türlü sigorta giderleri teklif fiyatına dahildir.

25.2. 25.1. maddesinde yer alan gider kalemlerinde artış olması ya da benzeri yeni gider kalemlerinin oluşması hallerinde, teklif edilen fiyatın bu tür artış ya da farkları karşılayacak payı içerdiği kabul edilir. Yüklenici, bu artış ve farkları ileri sürerek herhangi bir hak talebinde bulunamaz.

25.3. Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:

25.3.1. İsteklinin sözleşmenin uygulanması sırasında ilgili mevzuat gereğince ödeyeceği (KDV Hariç) her türlü ulaşım, nakliye, montaj, sigorta, eğitim ve benzeri giderler teklif fiyatına dahildir.

25.4. Sözleşme konusu işin bedelinin ödenmesi aşamasında doğacak Katma Değer Vergisi (KDV), ilgili mevzuatı çerçevesinde İdare tarafından yükleniciye ayrıca ödenir.” düzenlemesi,

İhalenin İdari Şartnamesi’nin “Sınır Değer” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değer hesaplar.

33.2. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu; …gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir. İhale komisyonunca reddedilmeyen teklifler, geçerli teklif olarak belirlenir. …” düzenlemesi bulunmaktadır.

İhalenin Teknik Şartnamesi’nde:

“ÖZEL TEKNİK ŞARTNAME

  …

  3-Araçlar idari şartnamede belirtilen modelde ve 25 Şubat 2004 Tarihli Resmi Gazetede yayınlanan “Kamu Kurum ve Kuruluşları Personel Servis Hizmet Yönetmeliğine” uygun nitelikte olacaktır.

  4- (1-2-5-6-7) Güzergâhtaki  araçlar  en az 2007 model  ve 27+1 kişi kapasiteli  (3-4-8-9-10) güzergâhtaki araçlar en az  2007  model ve en az 15+1 kişi kapasiteli olacaktır. Ruhsattaki oturma koltuk sayısı ile aracın içindeki koltuk sayısı aynı olacaktır.

  5-Yüklenici iş yeri amirinin belirleyeceği program ve güzergah dahilinde çalışacaktır.

  6-Servis araçlarının her türlü bakım, tamir, revizyon giderleri, yakıt, yağ, lastik v.b. giderleri ile özlük hakları yükleniciye aittir.

  7-Yüklenici  servis  araçlarının  işletmesinde  gerek personel ve gerekse servis aracı ile ilgili olarak  2918  sayılı  Karayolları  Trafik  Kanunu  ve Karayolları  Trafik  Yönetmeliğinde belirtilen şartları sağlayacaktır.

  …

10-Araçların  temizliğine  dikkat  edilecek,  dış  görünümü  düzgün olacak,  araçların boyaları yeni,  koltukları sağlam olacak, yırtık, sökük ve  kırık olmayacak, taban  paspasları  temiz olacaktır. Bu şartları  taşımayan  araç  birinci  ikazdan  sonra  eksiklerini tamamlamaz ise, ikinci ikaza gerek kalmaksızın üç (3) iş günü içerisinde servisten men edilecektir.

…

16-İhale  sonrasında  yüklenici  firma  veya  firmalar  tarafından söz konusu işte çalıştırılacak araçlara  ait   25 Şubat 2004   Tarihli    Resmi   Gazetede  yayınlanan   “Kamu  Kurum  ve Kuruluşları  Personel   Servis  Hizmet  Yönetmeliği” 12. maddesinde  belirtilen EK-1 (Özel Servis   Aracı   Uygunluk  Tespit Belgesi)  ve  EK-1/A  (Özel  Servis  Uygunluk  Belgesi) belgeleri  İl  Trafik  Komisyonundan  onaylatılarak  işe   başlamadan  önce  idareye teslim edilecektir.

17-Yüklenici çalıştıracağı araçlara ait ruhsat fotokopisi, kiralama yolu  ile   temin edilecek  araçlar  için  noter  onaylı  kira  sözleşmesi  ve  çalıştıracağı araçların plakası  ve şoförlerin  ismini  gösteren listeyi başvuru sırasında vereceklerdir.

…

19-Yüklenici  aracın   periyodik  bakımlarını  zamanında  yaptıracak  ve  bakımı  yapılmamış arızalı araç ile servis yapmayacaktır.

…

22-Aracın  her  türlü vergi resmi harçları ile zorunlu mali trafik sigortası giderleri yükleniciye ait  olacaktır. Taahhüdün yerine getirilmesi  esnasında meydana gelebilecek  kaza, hasar, mal  ve  can  kayıplarında   her  türlü  sorumluluklar  maddi – manevi  zararlardan  üçüncü şahıslarla birlikte yüklenici müştereken sorumludur.

…

İş bu Özel Teknik Şartname Personel Servisi Kiralama hizmet alımı işi sözleşmenin eki olarak kabul edilecektir.” düzenlemeleri yer almaktadır.

İdare tarafından teklifi aşırı düşük olduğu tespit edilen isteklilere “Aşırı Düşük Telif Sorgulaması”na ilişkin yazı yazıldığı görülmektedir. Buna göre, ihalenin 1’inci kısmı için; M… K…’a, S… Star Tur. Taş. Ltd. Şti.’ne, O…B…’a, Ceylan Tur. Oto. Kira Ser. Nak. Tur. İnş. Tic. ve San. Ltd. Şti.’ne, ihalenin 2’nci kısmı için; S… Star Tur. Taş. Ltd. Şti.’ne, M… K…’a, Ceylan Tur. Oto. Kira Ser. Nak. Tur. İnş. Tic. ve San. Ltd. Şti.’ne ve O…B…’a, ihalenin 3’üncü kısmı için; Özbirlik Tur. Taş. Oto. Tic. ve San. Ltd. Şti.’ne, O…B…’a ve C… S…’a “Aşırı Düşük Telif Sorgulaması” yazısı gönderildiği anlaşılmaktadır.

Anılan “Aşırı Düşük Teklif Sorgulaması” yazılarında “… Kısmına ait teklifinizin aşırı düşük olduğu tespit edilmiştir. Söz konusu işi, teklif ettiğiniz bedelle nasıl gerçekleştireceğiniz hususunu belgelendirmek suretiyle idaremize yazılı olarak 5 (beş) iş günü içinde açıklamada bulunmanız gerekmektedir.

İhale komisyonu;

a) Yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen işin özgünlüğü,

Hususlarını belgelendirmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak değerlendirme yapacaktır. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilecektir.

İstekliler, analizlerine dayanak teşkil eden bilgi ve belgeleri (proforma faturalar, teklif alma yazıları v.b.) sunacaklardır. Kamu İhale Genel Tebliği 79.2.2.’de belirtilen hususlara uygun belge sunmayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı tutulacaktır.” hususları belirtilmektedir.

Görüldüğü üzere, idarenin aşırı düşük sorgulamasında “Söz konusu işi, teklif ettiğiniz bedelle nasıl gerçekleştireceğiniz hususunu belgelendirmek suretiyle”ibaresi geçmektedir.

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde;

“2.1. İhale konusu hizmetin;

a) Adı: Personel Servisi Kiralama 5 Adet En Az 27+1 Kişi, 5 Adet En Az 15+1 Kişi Kapasiteli Toplam 10 Adet Araç Kiralama

b) Miktarı ve türü:

5 Adet En Az 27+1 Kişi,5 Adet En Az 15+1 Kişi Kapasiteli Toplam 10 Adet Araç Kiralama

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

c) Yapılacağı yer: S… Merkez

ç) Bu bent boş bırakılmıştır.”

düzenlemesi bulunmaktadır. Nitekim İdari Şartname’nin ekinde:

şeklinde tablo bulunduğu görülmektedir.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.1’inci maddesinde “Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.” açıklaması yer almaktadır. Söz konusu açıklamaya göre; aşırı düşük tekliflerin açıklanmasına yönelik olarak isteklilere gönderilen yazılarda önemli teklif bileşenlerinin belirtilmesi ve isteklilerden bu bileşenlere ilişkin açıklama yapılmasının istenmesi gerekmektedir.

Anılan ihalede, idarece sorgulama yapılacak isteklilere gönderilen aşırı düşük teklif açıklama isteme yazılarında önemli teklif bileşenleri belirtilmeksizin yazılı açıklama istenildiği anlaşılmakta olup anılan hususun mevzuata uygun olmadığı sonucuna varılmıştır.

Bu nedenle, idare tarafından önemli teklif bileşenleri belirtilmek suretiyle yeniden aşırı düşük teklif sorgulaması yapılması yönünde düzeltici işlem tesis edilmesi gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda belirtilen mevzuata aykırılığın düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte olduğu tespit edildiğinden, idare tarafından sorgulama yapılacak isteklilere yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenleri belirtilmek suretiyle yeniden aşırı düşük teklif sorgulaması yapılması ve bu aşamadan sonraki ihale işlemlerinin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen 30 gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.