DERNEK TARAFINDAN TUTULMASI ZORUNLU DEFTERLER
Dernekler gerek Dernekler Kanunu ve gerekse ilgili diğer mevzuatlar gereğince aşağıdaki defterleri tutmak zorundadırlar;
I – Üye Kayıt Defteri
Derneğe üye olarak giren kimselerin kimlikleri, fotoğrafları, derneğe giriş tarihleri, aylık veya yıllık aidatları bu deftere yazılır. Üyenin üyelikten ayrılması durumunda da ayrılış tarihi deftere kaydedilmelidir.
II – Karar Defteri
Yönetim Kurullarının kararları tarih ve numara sırasıyla bu deftere yazılır. Dernekler yapmak istedikleri faaliyetler için karar almalıdırlar. Kararların altı Başkan ve üyelerce imzalanır.
Dernek tarafından gerek resmi kurum ve kuruluşlara, gerekse özel kuruluşlara gönderilen veya derneğe gelen evrakların kaydedildiği defterdir. Evraklar tarih ve numara sırası ilebu deftere kaydedilmelidir. Gelen evrakın asılları ve giden evrakın suretleri ayrı ayrı dosyada muhafaza edilmelidir.
Dernek namına alınan bütün paraların alındıkları ve harcanan paraların da verildikleri yerler, açık ve düzenli olarak bu defterde gösterilir.
Derneğin çıkarılmış olan ve genel kurulca onaylanan Kesin Hesap ve Bilançosunun işlendiği defterdir. Ayrıca bu defterin bir sayfasına Genel Kurulca kabul edilen bir sonraki yılın Tahmini Bütçesi de işlenir.
Derneğe ait demirbaş eşyalar bu deftere işlenir. Satın alınan veya bağış yoluyla edinilen demirbaşlar, satın alınanların bedelleri belirtilmek suretiyle bu deftere edinilme tarihi itibariyle ayrı ayrı işlenirler.
Aşağıda nasıl sağlanacağı belirtilecek alındı belgeleri dernek gelirlerinin toplanması amacıyla kullanılan belge olup, boş olarak ve cilt halinde bu deftere kaydedilir.
Belirtilen bu defterler notere tasdik ettirilmelidir.
“Dernek gelirleri, alındı belgesi ile toplanır ve giderler harcama belgesiyle yapılır. Bu belgelerin saklama süresi, özel kanunlarda gösterilenden daha uzun süreye ilişkin hükümler saklı kalmak üzere, 5 yıldır. Dernek gelirlerinin alınmasında kullanılacak alındı belgesi Maliye Bakanlığı’nca bastırılır. Bu alındı belgelerinin biçimi, bastırılması, derneklere verilmesi, kullanılanların denetlenmesi ve alınacak ücret, İçişleri ve Maliye Bakanlıklarınca düzenlenecek yönetmelikle belirlenir.